Wat doet deze oplossing?

Met deze oplossing worden bijlagen uit Outlook-e-mails automatisch opgeslagen in jouw Microsoft 365-omgeving.

De automatisering:

– slaat e-mailbijlagen automatisch op

– gebruikt jouw eigen OneDrive of SharePoint

– voegt een herkenbare categorie toe aan de e-mail

– werkt volledig binnen Microsoft 365

Wat heb je nodig?

– Microsoft 365-account

– Outlook (Exchange Online)

– OneDrive for Business of SharePoint

– Toegang tot Power Automate

– Rechten om een Solution te importeren

– De solution om te importeren > Download hier

Solution importeren

Ga naar https://make.powerautomate.com

Navigeer naar Solutions > Import solution en upload het aangeleverde ZIP-bestand.

Verbindingen instellen

Tijdens het importeren koppel je jouw eigen Outlook- en OneDrive/SharePoint-verbinding.

Zie je een groen vinkje? Dan wordt een bestaande verbinding hergebruikt.

Outlook-categorie aanmaken

Maak in Outlook éénmalig de categorie:

PA – Attachment opgeslagen

Flow activeren

Open de solution, open de flow en zet deze op ON.

Testen

Stuur een testmail met bijlage en controleer of:

– het bestand is opgeslagen

– de bestandsnaam klopt

– de categorie is toegepast

Beveiliging & privacy

Deze oplossing werkt volledig binnen Microsoft 365.

Bijlagen worden gescand door Microsoft Defender en nooit extern opgeslagen.

Ondersteuning & uitbreidingen

Mogelijke uitbreidingen:

– automatisch sorteren (factuur / technisch)

– SharePoint metadata

– logging en foutafhandeling

– AI-herkenning

Neem contact op met Co Knowledge voor advies via support@coknowledge.nl of 030-7996030